Charte de protection des données

La charte de protection des données détaille la manière dont nous collectons, gérons et traitons vos données personnelles. Cette charte clarifie vos droits et vous permet de gérer vos préférences conformément au règlement relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit RGPD, règlement n° 2016-679 en complément de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Collecte des données

Vos données personnelles et informations peuvent être collectées par le biais de différents canaux dans le cadre de la gestion des comptes clients Coprolib’ (copropriété ou ASL) auxquels vous êtes rattachés :

– Lors de la création d’un compte client Coprolib’ (inscription pour un essai gratuit ou abonnement payant) pour une copropriété ou une ASL, le responsable du compte client (syndic pour une copropriété, président pour une ASL, ou personne ayant reçu délégation par le représentant légal pour la gestion du compte client Coprolib’) saisit ses propres informations personnelles qui serviront aux relations avec l’équipe de support client de Coprolib’.

– Le responsable d’un compte client Coprolib’ (ou les personnes ayant reçu délégation par lui pour la gestion du compte client Coprolib’) définit des accès utilisateurs au compte client Coprolib’ pour les différentes personnes impliquées dans la gestion de la copropriété ou ASL (propriétaires, mandataires, locataires, employés…) et il saisit les informations personnelles associées à ces accès utilisateurs.

– Chaque utilisateur d’un compte client Coprolib’ peut visualiser et modifier ses propres informations personnelles, et décider de la visibilité de ces informations pour les autres utilisateurs du compte client Coprolib’ (voir ci-dessous la rubrique « Visibilité des données et consentement ») .

Dans ces différents processus, les informations personnelles concernées sont : nom, prénom, civilité (M. / Mme), adresse, téléphone (fixe et/ou mobile), adresse électronique, rôle dans la copropriété ou ASL (exemple : membre du conseil syndical, trésorier).

Visibilité des données et consentement

Vos données personnelles et informations enregistrées pour un compte client Coprolib’ (voir ci-dessus) ne sont visibles par défaut que par le responsable de ce compte client Coprolib’ et les personnes ayant reçu délégation par lui pour la gestion du compte client Coprolib’.

Lors de votre première connexion aux services Coprolib’, dans le formulaire d’activation de votre accès utilisateur, vous pouvez choisir de rendre visibles tout ou partie de vos informations personnelles à l’ensemble des utilisateurs rattachés au même compte client Coprolib’. Par la suite vous pouvez modifier ce choix à tout moment en cliquant sur le lien « Mon compte » (accessible dans toutes les pages du service en ligne Coprolib’ en haut à droite) et l’action « Modifier mes informations personnelles ».

NB : Vous ne pouvez pas masquer vos informations personnelles au responsable du compte client Coprolib’ ni aux personnes ayant reçu délégation par lui pour la gestion du compte client Coprolib’.

Utilisation des données

Conformément à la réglementation sur la protection des données, nous utilisons vos données personnelles dans un cadre bien défini, à savoir :

– permettre la communication automatisée au sein de la copropriété ou ASL, via les fonctions de communication intégrées au service en ligne Coprolib’ (exemple: diffusion par courriel des informations, appels de fonds, etc.)

– présenter aux utilisateurs rattachés à un compte client Coprolib’ un annuaire partagé des informations personnelles de tous les utilisateurs rattachés au même compte client Coprolib’ (dans la limite des règles de visibilité exposées ci-dessus), de façon à permettre une meilleure communication inter-personnelle dans la copropriété ou ASL

En outre les informations personnelles de tous les utilisateurs des services Coprolib’ sont visibles par les collaborateurs de l’équipe de support client de Coprolib’.

Nous nous engageons à ne pas partager ces données avec des tiers, sauf à obtenir votre consentement préalable exprès par une demande ad hoc et ponctuelle.

Les données d’un compte client Coprolib’ sont conservées pendant une durée de 10 ans après la fin du contrat (ou après la fin de l’essai pour une inscription en essai gratuit), ceci afin de permettre une réactivation du compte client sans perte de l’historique. Toutefois à tout moment ces données peuvent être définitivement effacées sur demande expresse du responsable du compte client.

Vos droits et informations

Vous pouvez consulter et modifier les informations personnelles vous concernant en vous connectant au service en ligne Coprolib’ et en accédant au menu « Mon compte ».

Si vous n’avez pas d’accès utilisateur, vous pouvez contacter le responsable du compte client Coprolib’ auquel vous êtes rattaché, afin qu’il vous communique ces informations et qu’il les modifie éventuellement à votre demande.

Si vous n’avez pas moyen de joindre le responsable du compte client Coprolib’, vous pouvez contacter l’équipe de support client de Coprolib’ qui vous mettra en relation avec ce responsable.

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures administratives, logiques, et physiques pour protéger la sécurité de vos données personnelles contre le vol ainsi que l’accès, l’utilisation et la modification non autorisés.

En outre nous nous assurons que notre sous-traitant pour l’hébergement des données sur des serveurs physiques (OVH) s’engage à respecter le règlement relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit RGPD, règlement n° 2016-679 en complément de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Voir https://www.ovh.com/fr/protection-donnees-personnelles/

Mise à jour de la Charte de protection des données

La présente Charte de protection des données sera mise à jour pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires et opérationnelles. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.