Glossaire

• Administrateur provisoire

Un administrateur provisoire peut être désigné par le président du tribunal judiciaire dans certains cas prévus par la loi (absence de syndic, empêchement du syndic en place, difficultés financières). Il se substitue alors au syndic et sa mission est définie dans l’ordonnance qui le nomme. A ne pas confondre avec le « mandataire ad hoc » qui peut être désigné par le président du tribunal judiciaire dans le cas de difficultés financières, mais qui ne se substitue pas au syndic en place.

• Appel de fonds

Un appel de fonds est une somme exigible de chaque copropriétaire et correspondant à une des opérations suivantes : provisions pour charges courantes dans le cadre du budget prévisionnel, provisions pour travaux votés en assemblée, constitution d’une avance, cotisation au fonds de travaux, remboursement d’un emprunt du syndicat. Les appels de fonds sont répartis entre les copropriétaires selon les tantièmes des lots leur appartenant à la date d’exigibilité de l’appel (date décidée par l’assemblée ou à défaut définie dans le règlement de copropriété ou à défaut par la loi).

• Assemblée générale

L’assemblée générale est l’organe de décision du syndicat des copropriétaires. Tous les copropriétaires sont membres de l’assemblée générale, chacun possédant un nombre de voix égal à la somme des tantièmes des lots qu’il possède (avec quelques exceptions à cette règle : réduction des voix d’un copropriétaire majoritaire, vote selon une clé de répartition de charges spéciales, copropriétaire non votant sur certaines décisions, etc.). L’assemblée générale est réunie au moins une fois par an, on parle souvent d’assemblée générale « ordinaire », bien que ce terme n’apparaisse pas dans la loi. Par convention les autres réunions de l’assemblée générale sont appelées « extraordinaires », mais il n’y a aucune différence législative ou réglementaire entre ces assemblées.
Cas particulier : on parle d’assemblée « spéciale » (au lieu de « générale ») quand elle ne comprend que les propriétaires des lots ayant des tantièmes de propriété de certaines parties communs spéciales, réunis pour prendre des décisions relatives exclusivement à ces parties communes spéciales.

• Association syndicale libre (ASL)

Les associations syndicales libres (ASL) sont des associations de propriétaires qui ont en commun des équipements ou des services, mais pas d’immeuble bâti. Ce ne sont donc pas des « copropriétés » au sens de « syndicat de copropriétaires » et elles ne sont pas régies par la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 mais par l’ordonnance du 1er juillet 2004 et le décret du 3 mai 2006, ainsi que par les statuts qui sont propres à chacune. Le périmètre d’une ASL est typiquement un lotissement. Une AFUL est un cas particulier d’ASL.

• Avances

Les avances sont des réserves constituées par le syndicat des copropriétaires, soit pour palier à des problèmes de trésorerie (de façon permanente ou temporaire), soit pour financer des travaux futurs non encore votés par l’assemblée. Il s’agit en quelque sorte de prêts consentis par les copropriétaires (ou un sous-ensemble des copropriétaires) au syndicat. En conséquence les avances sont remboursables, c’est-à-dire que lors d’une mutation l’ancien propriétaire récupère auprès du nouveau propriétaire la quote-part des avances pour les lots objets de la mutation.

• Budget prévisionnel

Un budget prévisionnel est voté pour chaque exercice par l’assemblée générale, en principe avant le début de cet exercice. Il constitue une estimation des charges courantes prévues pour cet exercice. C’est sur la base de ce budget prévisionnel que sont établis les appels de fonds de provisions pour charges courantes.

• Carnet d’entretien

Le carnet d’entretien de l’immeuble est établi et mis à jour par le syndic. Il contient des informations relatives aux travaux réalisés ou prévus, aux diagnostics, aux contrats d’assurance et d’entretien, etc.

• Charges communes

Les charges communes (ou plus simplement « les charges ») sont les dépenses réalisées par le syndicat, à répartir entre les copropriétaires.

• Charges courantes

Les charges courantes sont les charges affectées à des natures de dépenses définies dans le budget prévisionnel voté chaque année par l’assemblée générale. N’entrent pas dans cette rubrique les charges relatives aux travaux (votés en assemblée ou urgents) et les opérations exceptionnelles.

• Clé de répartition

Une clé de répartition est un tableau de quotes-parts (appelées aussi « tantièmes ») attribuées à chaque lot pour l’application d’une règle de répartition des charges. Il existe toujours au moins une clé de répartition qui concerne les charges générales ; cette clé est, sauf cas exceptionnels, identique à la répartition des quotes-parts de propriété des parties communes générales figurant dans l’état de division. Le règlement de copropriété peut également définir d’autres clés de répartition concernant des charges spéciales, soit parce qu’elles sont relatives à des parties communes spéciales (et la clé est alors identique à la répartition des quotes-parts de propriété de ces parties communes spéciales figurant dans l’état de division), soit parce qu’elles sont relatives à des équipements ou services particuliers tels qu’un ascenseur, le chauffage collectif, etc. (et dans ces cas les clés sont établies dans le règlement de copropriété sur la base d’un critère d’utilité des équipements et services pour les lots concernés).

• Clôture d’exercice

La clôture d’exercice est l’action par laquelle les comptes de l’exercice sont arrêtés de façon à être présentés à l’assemblée générale en vue de leur approbation. La présentation des comptes du syndicat suit un formalisme défini dans le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 (annexes n° 1 à 5). Ces comptes font apparaître la différence entre les provisions appelées et les charges réalisées, d’une part pour les opérations courantes entrant dans le cadre du budget prévisionnel, d’autre part pour les travaux votés en assemblée (ou urgents) et les autres opérations exceptionnelles. Après approbation par l’assemblée, cette différence est reportée sur les comptes des copropriétaires et répartie selon les tantièmes des lots leur appartenant à la date de l’assemblée.

• Conseil syndical

Le conseil syndical est un organe de contrôle de la mission du syndic. Il est composé de copropriétaires élus par l’assemblée. Les membres du conseil syndical peuvent désigner entre eux un président. L’assemblée peut également décider de se dispenser de conseil syndical.

• Copropriétaire

Un copropriétaire est une personne, ou un groupement de personnes, propriétaire d’au moins un lot. Le régime de propriété du lot peut revêtir diverses formes : pleine propriété, indivision, démembrement (usufruit et nue-propriété), etc. Il peut s’agir de personnes physiques ou morales (exemples : SCI, Mairie).

• Copropriété

A strictement parler la copropriété est le régime auquel sont soumis les immeubles bâtis dont la propriété des parties communes est divisée entre plusieurs personnes possédant chacune des parties privatives, conformément à la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et au décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
Dans le langage courant, ce terme est utilisé abusivement pour désigner soit l’immeuble lui-même (exemple : « une copropriété composée de 3 bâtiments et de 150 lots, située à Noisy-le-grand ») ou le syndicat des copropriétaires (exemple : « ma copropriété est bien gérée »).

• Etat de division

L’état de division définit et décrit les lots en attribuant à chacun un numéro et une quote-part de propriété des parties communes (*) de l’immeuble. Cette quote-part est aussi appelée « tantièmes ». Cet état est présenté en général sous la forme d’une liste avec descriptif de chaque lot, et d’un tableau récapitulatif. La plupart du temps il est repris dans le règlement de copropriété, mais il peut être constitué (et maintenu) comme un document à part.
(*) parties communes générales dans tous les cas, et parties communes spéciales le cas échéant

• État daté

En cas de cession d’un bien à titre onéreux (vente) ou gratuit (donation, succession) par un propriétaire, l’état daté est un document contenant les informations relatives aux éventuelles dettes du propriétaire cédant vis-à-vis du syndicat. Voir « Mutation ».

• Exercice

Un exercice comptable a une durée de 12 mois, mais n’est pas nécessairement aligné sur une année civile. A titre exceptionnel l’assemblée générale peut décider qu’un exercice aura une durée différente, mais seulement une fois tous les cinq ans.

• Fonds de travaux

Le fonds de travaux est une réserve constituée par le syndicat des copropriétaires via une cotisation appelée aux copropriétaires aux mêmes échéances que les provisions pour les charges courantes. Ce fonds de travaux peut être utilisé pour financer des travaux votés en assemblée. Il se présente donc comme une avance pour travaux, à la différence qu’il n’est pas remboursable en cas de mutation, mais reste acquis au lot.

• Lot

Un lot est composé de façon indissociable de parties privatives de l’immeuble et d’une quote-part des parties communes de l’immeuble (appelée aussi « tantièmes »). La liste des lots, de leurs caractéristiques (localisation, désignation, affectation, etc.) et de leurs tantièmes est établie dans l’état de division. Le lot est l’élément de division le plus fin pouvant faire l’objet d’une mutation (transfert de propriété).

• Lot principal

La notion de « lot principal » n’est pas définie par la loi. Traditionnellement on considère que certains lots, dits « secondaires », sont rattachés à un autre lot, dit lot « principal », dans le sens où ils constituent des dépendances de ce lot principal, par exemple une cave ou un parking rattaché à un lot d’habitation ou un local commercial. Un autre cas de rattachement est celui où plusieurs lots contigus ont été réunis sans que l’état de division soit modifié, auquel cas un de ces lots peut être considéré comme principal et les autres comme secondaires. Bien entendu un lot principal peut n’avoir aucun lot rattaché. Un lot « principal » est donc par définition un lot qui n’est pas « secondaire ».
Il faut préciser qu’un lot secondaire ne peut être rattaché à un lot principal qu’à condition que les deux lots aient le même propriétaire. La notion de lot « principal » et « secondaire » n’est donc pas seulement liée à l’état de division de l’immeuble. Ainsi par exemple un parking peut être rattaché à un appartement, mais si le parking est vendu séparément il perd son rattachement (ou bien il devient rattaché à un autre appartement appartenant au nouveau propriétaire). Un corollaire de cette règle est que tout copropriétaire possède au moins un lot principal.

• Mutation

Une mutation est le changement de propriétaire d’un ou plusieurs lots. Il peut s’agir d’une mutation à titre onéreux (vente) ou gratuit (donation, succession). Toute mutation fait l’objet d’un acte entre les parties signé devant notaire. Avant l’établissement de cet acte, le notaire demande au syndic des informations relatives aux éventuelles dettes du propriétaire cédant vis-à-vis du syndicat, dans un document appelé « état daté ». Après l’établissement de l’acte, le notaire notifie sans délai le syndic et la mutation est opposable au syndicat dès réception de cette notification.

• Parties communes

Les parties communes sont les parties de l’immeuble dont la propriété est indivise entre les copropriétaires. On distingue les « parties communes générales » dont la propriété est répartie entre tous les lots de l’immeuble (donc tous les copropriétaires), et les « parties communes spéciales » dont la propriété est répartie entre un sous-ensemble des lots de l’immeuble (donc un sous-ensemble des copropriétaires), typiquement un bâtiment quand l’immeuble est composé de plusieurs bâtiments.

• Parties privatives

Les parties privatives sont les parties de l’immeuble appartenant à un seul copropriétaire. Elles sont divisées en lots, selon l’état de division.

• Provisions

Les provisions sont appelées par le syndic aux copropriétaires afin de constituer une trésorerie pour payer les fournisseurs des dépenses relatives au budget prévisionnel des charges courantes ou au budget voté par l’assemblée pour des travaux spécifiques. Contrairement aux avances, les provisions ne sont pas remboursables en cas de mutation.

• Règlement de copropriété

Dans tout syndicat de copropriétaires un règlement de copropriété doit être établi. Ce document détermine la destination des parties tant privatives que communes, ainsi que les conditions de leur jouissance ; il fixe également les règles relatives à l’administration des parties communes ; et il définit les règles de répartition des charges communes entre les lots pour chaque catégorie de charges. En général ce document reprend l’état de division, qui peut néanmoins être un document indépendant.

• Syndic

Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. C’est un personne physique ou morale. Sauf cas particuliers (*), il est désigné par l’assemblée générale pour un mandat dont la durée ne peut dépasser 3 ans mais qui est renouvelable. Il peut s’agir d’un syndic « professionnel » (détenteur d’une carte professionnelle et ayant souscrit à une garantie financière) ou d’un syndic « non professionnel » (qui doit alors être copropriétaire, on parle souvent dans ce cas de « syndic bénévole », ce qui n’est pas forcément approprié car un syndic non-professionnel peut être rémunéré).
(*) voir syndicat coopératif, syndic provisoire, syndic judiciaire

• Syndic judiciaire

Le syndic judiciaire est un syndic nommé par ordonnance par le président du tribunal judiciaire dans le cas où l’assemblée générale dûment convoquée à cet effet n’a pas réussi à désigner un syndic.

• Syndic provisoire

Le syndic provisoire n’est pas élu par l’assemblée générale, mais désigné dans le règlement de copropriété. Il prend ses fonctions lors de la mise en copropriété de l’immeuble et sa mission dure jusqu’à la première assemblée générale qu’il convoque.

• Syndicat de copropriétaires

Un syndicat de copropriétaires est une personne morale de droit privé, dont l’existence juridique découle de la mise en copropriété d’un immeuble bâti conformément à la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.

• Syndicat coopératif

La gestion en « syndicat coopératif » est un mode d’organisation possible du syndicat des copropriétaires, qui doit être voté par l’assemblée générale. Dans ce mode de gestion, le syndic n’est pas élu par l’assemblée générale, mais c’est le président du conseil syndical (désigné donc entre eux par les membres du conseil syndical) qui assure cette fonction. L’organe d’exécution (le syndic) étant dans ce cas fortement lié à l’organe de contrôle (le conseil syndical), la loi oblige à confier une mission de contrôle à un tiers, soit un copropriétaire ne faisant pas partie du conseil syndical, soit un professionnel qualifié (expert comptable ou commissaire aux comptes).

• Syndicat secondaire

Lorsqu’un syndicat de copropriétaires a pour objet l’entretien et la gestion d’un ensemble immobilier composé de plusieurs bâtiments, les copropriétaires d’un bâtiment peuvent décider de constituer un syndicat « secondaire » ayant pour objet l’entretien et la gestion de ce bâtiment. Ce syndicat secondaire suit les mêmes règles que tout syndicat de copropriétaires (personne morale, règlement de copropriété, assemblées, syndic, conseil syndical, comptabilité, etc.). De fait les lots du bâtiment concerné font alors partie de deux syndicats : le syndicat secondaire (bâtiment) et le syndicat principal (ensemble immobilier) et les copropriétaires concernés participent aux charges des deux entités, l’une pour les charges propres au bâtiment concerné, l’autre pour les charges communes générales.