Les opérations courantes sont gérées par exercice (vous pouvez définir les dates de début et de fin de chaque exercice, mais par défaut elles correspondent aux années civiles) :
Budget
Pour chaque exercice vous définissez un budget, réparti par compte de charges (les comptes sont automatiquement ventilés par catégorie de charges). Le budget est voté par une assemblée. Il peut être révisé :
Appels de fonds
Une fois le budget voté, vous pouvez générer des appels de fonds de provisions pour les charges courantes (par défaut 4 appels trimestriels, mais là encore vous pouvez choisir les dates) :
L’appel de fonds est généré automatiquement (au format PDF) pour tous les copropriétaires concernés et vous pouvez le diffuser par courriel.
Dépenses
Enfin vous saisissez les dépenses de charges courantes relatives à l’exercice :
Pour chaque dépense vous saisissez le (ou les) paiement(s) associé(s). Vous pouvez saisir un acompte. Vous pouvez aussi enregistrer des factures non parvenues en fin d’exercice de façon à ce que la charge soit imputée sur l’exercice. Vous pouvez également indiquer qu’une partie des charges sont constatées d’avance sur l’exercice suivant (pour ventiler une facture sur plusieurs exercices).
Suivi des charges courantes
Un état (au format PDF) vous permet de suivre la consommation (dépenses par rapport au budget) des charges courantes sur l’exercice en cours :
Les excédents (ou insuffisances) éventuels seront répartis entre les copropriétaires lors de la clôture d’exercice.
Gestion des fournisseurs
Pour faciliter le contrôle de la comptabilité, il est recommandé d’enregistrer les fournisseurs habituels. De cette façon un compte sera créé automatiquement pour chaque fournisseur référencé.
Pour chaque fournisseur référencé, vous pouvez enregistrer des coordonnées et facilement accéder à l’ensemble des dépenses (charges courantes et travaux) :
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